Cumplir con todas las obligaciones establecidas en la legislación laboral no es tarea fácil. Las continuas actualizaciones de la normativa laboral pueden provocar que, en ocasiones, los empresarios, por desconocimiento, incumplan algún requisito legislativo. Lo aconsejable, para estar al día con las obligaciones laborales, es contratar una asesoría que, además de confeccionar el recibo de salarios de los trabajadores, informe y facilite al empresario la gestión de los diferentes requisitos que la normativa establece.
En el año 2019 se modificaron varios artículos del Estatuto de los Trabajadores y se establecieron nuevos requisitos como el Registro de los Valores Medios de los Salarios y el Registro Diario de Jornada de todos los trabajadores, anteriormente sólo afectaba a los trabajadores con contratos de trabajo a tiempo parcial.
A continuación, detallamos los Registros que las empresas deben realizar.
Registro de Jornada de los trabajadores con contrato de trabajo a tiempo parcial.
Desde finales de 2013, las empresas deben llevar el Registro de Jornada de los trabajadores con contrato de trabajo a tiempo parcial para acreditar que la suma de las horas ordinarias y complementarias no exceden la jornada de trabajo a tiempo completa prevista en el convenio.
Aunque los trabajadores con contratos de trabajo a tiempo parcial no pueden realizar horas extraordinarias, si pueden realizar horas complementarias, pactadas o voluntarias. En el Registro de Jornada Diario de estos trabajadores se deben reflejar las horas ordinarias y las complementarias, cumplimentándose día a día. Mensualmente, se totalizan las horas realizadas por el trabajador, tanto las ordinarias como las complementarias, y se le entrega una copia al trabajador junto con el recibo de salarios.
Plazo de conservación: los resúmenes mensuales se conservarán como mínimo 4 años.
El incumplimiento de la obligación de registrar diariamente la jornada de estos trabajadores da lugar a la presunción de que el contrato se realizó a jornada completa, salvo prueba en contrario.
Registro de los Valores Medios de los Salarios o Registro Salarial.
Desde marzo de 2019 es obligatorio llevar un Registro con los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales desagregados por sexo y distribuidos por grupos, categorías o puestos profesionales iguales o de igual valor.
Los trabajadores tienen derecho a acceder al registro de su empresa a través de su representación legal.
Si la empresa tiene 50 trabajadores o más se incluirá una justificación de la desviación de los salarios por sexo si el promedio de las retribuciones de los trabajadores de un sexo es superior en un 25% o más a las retribuciones de los trabajadores del otro sexo.
Registro Diario de Jornada.
En mayo de 2019 entró en vigor la obligatoriedad de registrar diariamente la jornada de los trabajadores. Este registro incluirá el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona.
Plazo de conservación: se debe conservar durante 4 años, permaneciendo a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
La normativa no establece la obligación del empresario de entregar copia del registro al trabajador junto con el recibo de salarios.
Es recomendable registrar los descansos de los trabajadores para que no sean considerados tiempo de trabajo efectivo, siempre y cuando que el convenio de aplicación en la empresa no considere como tiempo de trabajo efectivo los descansos durante las jornadas.
En otros artículos hemos realizado diversas consideraciones sobre el diseño y la forma de cumplimentar este registro, así como, su implicación en el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento General de Protección de Datos.
El Estatuto de los Trabajadores establece el cómputo del tiempo de trabajo de forma que el trabajador debe encontrarse en su puesto de trabajo al inicio y al final de la jornada diaria.
El Calendario Laboral, que debe estar expuesto en lugar visible en cada centro de trabajo, no puede considerarse un Registro de Jornada.
Registro de las Horas Extraordinarias.
Al igual que los registros anteriores, el Estatuto de los Trabajadores establece la obligatoriedad de registrar día a día las horas extraordinarias de cada trabajador, debiendo totalizarse para cada período del abono de las retribuciones, se debe entregar una copia del resumen al trabajador en el recibo de salarios.
Registro de contratistas/subcontratistas en un Centro de Trabajo.
El Estatuto de los Trabajadores obliga a los empresarios que contraten o subcontraten con otros la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad comprobar que los contratistas o subcontratistas están al corriente de pago de las cuotas de la Seguridad Social mediante certificación negativa por descubiertos en la TGSS.
En determinadas circunstancias, el empresario principal responderá solidariamente con el contratista o subcontratista de las obligaciones contraídas por estos con la Seguridad Social y con las de naturaleza salarial contraídas con los trabajadores.
Los empresarios contratistas y subcontratistas deben informar por escrito a sus trabajadores de la identidad de la empresa principal para la cual están prestando servicios y a la TGSS.
La empresa principal debe informar a los representantes legales de sus trabajadores:
- el nombre, razón social e identificación fiscal del contratista o subcontratista,
- el objeto y duración de la contrata,
- el lugar de ejecución de la contrata,
- el número de trabajadores ocupados por el contratista/subcontratista en el centro de trabajo,
- medidas previstas de coordinación de actividades de PRL.
Si la empresa principal comparte de forma continuada un mismo centro de trabajo con contratistas o subcontratistas deberá llevar un Registro en el que conste la información detallada anteriormente de todas las empresas que comparten el centro de trabajo.
Referencias bibliográficas
Estatuto de los Trabajadores. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11430
ANCOS Gestión, S.L.
Asesoría Fiscal, Contable, Laboral, RGPD.
Consultoría, Licencia de Actividad, Sistemas de Gestión (ISO).
