Obligaciones.
A partir del 12 de mayo de 2019 es obligatorio registrar diariamente la jornada de todos los trabajadores (RDL 8/2019, de 8 de marzo). Este Real Decreto Ley establece que en el registro debe figurar la hora de inicio y de finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador.
Estos registros se deben conservar durante cuatro años y han de estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Si los trabajadores realizan horas extraordinarias se entregará al trabajador un resumen de las horas realizadas, distinguiendo entre ordinarias y extraordinarias.
Si los trabajadores están contratados a tiempo parcial es obligatorio entregarles el resumen de las horas realizadas cada mes, distinguiendo entre las horas ordinarias y las horas complementarias.
Es importante tener en cuenta que si no se registra la jornada diaria de los trabajadores a tiempo parcial se considerará que el trabajador está contratado a tiempo completo.
Las características de los registros de jornada de las empresas se pactarán en el Convenio Colectivo de aplicación, acuerdo de empresa o decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores en la empresa. Cabe esperar que en todos los convenios que se firmen a partir de marzo de 2019 se pacte la forma de organización y documentación de los registros diarios de jornada.
Consideraciones: Tiempo de descanso y Ley de Protección de Datos.
Para realizar los registros de jornada los empresarios deberán tener en cuenta los tiempos de descanso. Si el trabajador tiene un descanso que no computa como tiempo de trabajo (pausa del café, pausa para fumar, etc.) y en el registro de jornada sólo se refleja la hora de entrada y la hora de salida, se entendería que el tiempo de descanso es tiempo efectivo de trabajo. Por ello, es importante que en el registro de jornada diario queden reflejados los descansos de los trabajadores. En caso contrario, la Inspección de Trabajo podría considerar que se están realizando horas extraordinarias no cotizadas.
Otra consideración que no debe olvidar el empresario es el derecho a la privacidad de los empleados. Al implantar soluciones tecnológicas de registro de jornada con app que incluyan GPS se debe estudiar la proporcionalidad de las soluciones implementadas conforme establece la legislación.
Además, el empresario tiene que garantizar la privacidad de los datos personales de los trabajadores. Por ello, no se debe registrar la jornada de los trabajadores de forma conjunta. El empresario debe estar en condiciones de registrar la jornada diaria de los trabajadores y proporcionar a cada trabajador el registro de su jornada sin infringir el RGPD y la Ley de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Cuando un trabajador registra su jornada o accede a dicho registro debe tener acceso sólo a sus datos, no debe poder visualizar los datos de sus compañeros de trabajo.
Formas de registrar la jornada.
Hay diferentes formas de realizar el registro diario de la jornada:
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De forma automatizada, con un programa en el ordenador o en el teléfono del empleado. Los programas de control de presencia deben cumplir los requisitos de privacidad establecidos en la diferente normativa. Si los datos de los empleados se guardan en la nube de la empresa que comercializa el programa, el empresario tiene que verificar que cumple la legislación de privacidad. En todos los casos, hay que registrar el acceso a los archivos o ficheros y las acciones realizadas en los accesos.
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De forma biométrica. Con este sistema debemos tener en cuenta los requisitos que establece el RGPD y las consideraciones de la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos).
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Hoja de papel firmada.
Como hemos mencionado anteriormente, en cualquier sistema que adoptemos, es necesario registrar los descansos de los trabajadores para que no puedan ser considerados como horas extraordinarias no pagadas ni cotizadas, así como, cumplir los requisitos que establece la Ley de Protección de Datos.
En los próximos días proporcionaremos a nuestros clientes una plantilla Excel automatizada para cumplimentar esta nueva obligación legal.
ANCOS Gestión, S.L.
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